Desatoro nepreťaženého tímu

Môže to začať nevinnou únavou, ale môže to viesť až k syndrómu vyhorenia. Čo je to? Nadmerné pracovné zaťaženie. Pocit prehltenosti dnes zažíva viac ako polovica zamestnancov. Pozrite sa na desať pravidiel, ktoré vám pomôžu sa tomuto problému vyhnúť.

To, že je pracovné preťaženie rastúcim problémom, potvrdzuje aj prieskum spoločnosti Deloitte v USA, v ktorom sa na zahltenie svojich tímov sťažuje 64 % vedúcich pracovníkov. Aké môže mať také zahltenie následky?

Manažérovo desatoro

Ako môžete tímu pomôcť od pocitu preťaženia? Stačí sa držať „Desatora nepreťaženého tímu“. Vďaka nemu bude celý váš tím pracovať v kľude.

1/ Buďte transparentný

Vo firmách sa často ukrývajú „nepriznané projekty“, ktoré uberajú potrebné kapacity. Môže ísť o osobné resty, nevyriešené projekty z minulosti alebo skrátka ad hoc zadanie, ktoré chce človek mať rýchlo z krku. Vždy je potrebné, aby o nich vedeli všetci – najmä tí, čo všetko plánujú.

Môže ísť o PMO, portfólio manažéra, CEO alebo resource manažéra. Priznajte preto vždy všetky projekty vo firme. Pomôcť vám k tomu môže napríklad Agilné riadenie zdrojov s prehľadom stavu projektov v reálnom čase. Do tohto nástroja sa jednoducho naskladajú všetky projekty a ostatní ich ľahko uvidia.

2/ Používajte nástroj na priraďovanie projektov

Používajte vhodný nástroj, ktorý vám ukáže, ktoré tímy už sú prehltené a kde sa naopak uvoľňujú kapacity. Ideálny nástroj na priraďovanie projektov je intuitívny – nepridáva prácu a umožňuje vám neustále vidieť stav jednotlivých projektov. Kto potrebuje vidieť detaily úloh sa potom môže pozrieť do jednotlivých projektov.

3/ Zlepšujte zručnosti svojho tímu

Objavujú sa často úlohy, s ktorými si vie poradiť iba jeden konkrétny zamestnanec? A čo keď je práve zaneprázdnený inou úlohou? Zvážte, či nie je čas vyškoliť ďalšieho zamestnanca, aby sa projekty zbytočne nehromadili na jedinom človeku, ktorého tak preťažíte. V nástroji pre riadenie zdrojov agilným spôsobom navyše nájdete funkciu “Riadenie zručností”, kde vždy vidíte aktuálnu vyťaženosť členov vášho tímu.

4/ Nebojte sa hovoriť nie

Ukazuje vám nástroj na priraďovanie projektov konflikty či prehltenosť tímu? Nesnažte sa do preplneného pracovného týždňa umiestniť ďalší projekt, treba prácu posunúť na ďalšie týždne – zlepší to nielen kvalitu projektov, ale aj náladu v kancelárii. Komunikácia je skrátka základ v každom pracovnom prostredí. Čo nás privádza k ďalšiemu bodu…

5/ Nepodceňujte komunikáciu

Často preberáme viac projektov, než by sme mali. Stojí za tým zlá komunikácia. Je potrebné počúvať členov tímu, aby ste mohli stanoviť realistické termíny, odhadovať, koľko práce sa zvládne, a poskytovať reálne informácie všetkým stranám. S prehľadom aj komunikáciou medzi tímami o stave kapacít vám pomôže Agilné riadenie zdrojov.

6/ Nedávajte nerealistické termíny

Zvládnutie náročného harmonogramu začína u realistického deadlinu. Počítajte s nečakanými oneskoreniami, spätnou väzbou a nezabúdajte na tzv. „buffer time“ – časovú rezervu pre nečakané udalosti. Príliš krátka doba na dokončenie úlohy tiež potláča kreativitu zamestnancov.

7/ Stanovujte si priority

V priebehu projektu sa človek môže v prioritách ľahko stratiť. Majte preto svoj zoznam priorít neustále po ruke a nezabúdajte sa k nemu pravidelne vracať. V Easy Projecte navyše máte všetky svoje priority vždy pohodlne po ruke vďaka osobným dashboardom.

8/ Nezabúdajte chváliť

Motivácia a dôvera vedia robiť divy. Dajte zamestnancom najavo, že si ich prácu vážite. Prejavte im dôveru napríklad tak, že im umožníte plánovať si prácu podľa seba. To tímy vedie k individuálnej zodpovednosti.

9/ Z veľkých úloh tvorte malé

Projekty vždy rozložte na čiastkové úlohy, napríklad pomocou nástroja WBS. Projekt vďaka tomu vyzerá ľahšie zvládnuteľný a zamestnanci ho dokončia rýchlejšie – motivuje ich, že vidia pokrok a odvedenú prácu.

10/ Myslite na odpočinok

A nielen na ten svoj, aj na odpočinok vášho tímu. Vyhnite sa zbytočnej pracovnej komunikácii po konci pracovného času a keď sa niekto chystá na dovolenku, nemalo by to znamenať, že si toho pred ňou musí viac ‚‚napracovať“. Pokiaľ je to možné, podporte flexibilitu aj prácou z domova.

Autor: Jakub Ryba