Keď sa ocitnete v situácii, kde ste súčasťou viac prepojených alebo súvisiacich projektov naraz, je ideálny čas začať implementovať stratégie riadenia projektového portfólia, alebo tiež PPM (z anglického project portfólio management). Cieľom týchto stratégií je zohľadniť individuálne projekty v širšej perspektíve, a vďaka tomu si efektívne nastavovať priority.
Často totiž premýšľame o projektoch ako o jednotlivých nezávislých entitách, a podľa toho ich riadime. V skutočnosti sú projekty jednej firmy v drvivej väčšine prepojené. Projekty na seba môžu byť naviazané cez rozpočet, časový plán alebo zdroje. A aby sme s týmito veličinami mohli efektívne nakladať, je potreba chápať význam jednotlivých projektov v kontexte celej organizácie.
PPM nám najviac pomáha v situáciách, kedy naša firma napríklad pracuje na viacerých projektoch za využití rovnakých zdrojov, či už pre jedného alebo viacerých klientov. Použitím riadenia projektového portfólia môžeme lepšie reflektovať potreby a priority ako klienta, tak i našej firmy. Pri nadmernom počte projektov, je totiž správne nastavené projektové portfólio najlepším spôsobom, ako minimalizovať straty zo zlých projektov a maximalizovať zisky zo všetkých ostatných.
Čo je projektové portfólio a ako ho riadiť?
Projektové portfólio je výpočet projektov, ktoré práve obstarávate. Takéto portfólio potom môžete centrálne riadiť, teda sledovať a spravovať projekty a ich čiastkové časti, tak aby boli dosiahnuté strategické ciele. Cieľom PPM je využiť potenciál jednotlivých projektov a úspešne ich dokončovať. Väčšinou sa PPM používa na vyhodnotenie návratnosti projektov, čo napomáha k rozhodovaní o tom, akým projektom sa nabudúce vyhnúť, a vo svetle riadenia rizík rozhodovať o alokácii zdrojov na tie perspektívne.
Manažment projektového portfólia je ideálnym nástrojom pre informovanie všetkých aktérov (klientov a zamestnancov) o priebehu, význame i rizikách projektov. Zároveň zvyšuje transparentnosť a zjednodušuje identifikáciu zodpovednosti za jednotlivé úlohy.
V čom sa riadenie portfólia líši od riadenia projektov?
Tieto podobne znejúce činnosti sa dajú jednoducho rozlíšiť podľa ich účelu. Medzitým, čo riadenie projektov umožňuje využiť znalosti, schopnosti, nástroje a techniky k naplneniu požiadaviek daného projektu, tak riadenie portfólia sa nezaoberá toľko priebehom projektov, ako ich výberom a sledovaním významu v kontexte ďalších aktivít organizácie.
Ak teda napríklad požiadavky nutné na splnenie jedného projektu vedú ku komplikáciám v druhom, výnosnejšom projekte, prostredníctvom PPM sa určí, že prvý projekt je buď pozastavený alebo sú zdroja odklonené do druhého, dôležitejšieho, projektu. Riadením portfólia sa týmto spôsobom dosahuje optimálna kombinácia výnosných projektov. Manažéri projektových portfólií sa potom starajú o jedno i viac portfólií a využívajú na to predovšetkým finančné modely a algoritmy.
Najskôr je nutné identifikovať všetky projekty, ktoré spadajú do vášho portfólia. Čím viac ich je, tým skôr je nutné ich systematicky triediť, kategorizovať a sledovať ich napojenie na ciele organizácie.
Stratégia vašej organizácie je základom pre PPM a rozhodovanie o prioritách naprieč projekty, a preto je absolútne nevyhnutné si ju ujasniť alebo špecifikovať, než sa do riadenia portfólia pustíte. Po stanovení stratégie je tiež dobré určiť členov tímu, ktorí budú sledovať jej plnenie. Vaša stratégia sa môžu rôzniť, ale v optimálnom prípade chcete mať portfólio projektov, kde sa snúbi riziká s výnosmi, pričom sú naplnený interné ciele.
Zamerajte sa na svoje projekty. Sledujte ich výnosnosť, náklady, zdroje, riziká. Sledujte tímy, kondíciu spoločnosti, dostupné ľudské zdroje, cashflow. Skrátka všetky možné ukazovatele, ktoré vám pomôžu lepšie pochopiť situáciu, v ktorej sa vy a vaša organizácia nachádzate, a pomôžu vám efektívne riadiť vaše projektové portfólio.
Ďalej analyzujte, či sú vaše projekty v súlade nielen s celkovou stratégiou ale aj s jednotlivými časťami vašej organizácie. Alokujú sa kľúčové zdroje na kľúčové projekty? Zodpovedá počet a rozsah projektov vaším možnostiam? Máte pokryté krátkodobé, strednodobé a dlhodobé plánovanie? Sledujete riziká spojené s vašou stratégiou naprieč projekty? Korešponduje výber projektov s filozofiu vašej spoločnosti?
Čas na rozhodovanie. Potom čo ste analyzovali vaše portfólio a jeho aspekty v širšom kontexte vašich aktivít, je potrebné urobiť zodpovedajúce rozhodnutia a zmeny na základe toho, čo ste sa dozvedeli. Trebárs budete meniť harmonogramy, možno rušiť projekty alebo prikladať nové priority. V každom prípade pri tom postupujte opatrne, pre úspešné riadenie portfólia je potreba dobre spolupracovať s jednotlivými tímami aj ich členmi.
A ako vždy, všetko je nutné testovať a podľa spätnej väzby upravovať a adaptovať. Jednorazové využitie riadenie projektového portfólia vám úspech nezaručí, je potreba s ním pracovať dlhodobo a opakovane, a do jeho vylepšovania zahrnúť aj ďalších ľudí.
Už ste portfólio úspešne zostavili a riadite ho, ale neprináša vám výsledky, aké ste očakávali? Potom pre vás máme ešte pár rád navyše:
– Správne identifikujte riziká a majte pripravené kroky pre záchranu upadajúcich projektov.
– Nebojte sa rušiť projekty, pokiaľ nie sú v súlade so stratégiou.
– Priblížte stratégiu členom tímu, nech vidia jej napojenie na jednotlivé projekty.
– Dbajte na presnosť dát, ktoré máte k dispozícii. Rovnako tak je dôležité mať prístup k nim.
– Zjednodušte a sprehľadní prácu členom tímov, aby mohli efektívne pracovať a zároveň zdieľať informácie o projektoch (čas, práca atď.), Teda sprístupňovať kľúčové dáta.
– Vyhnite sa micromanagementu. Riadenie projektového portfólia je o perspektíve, chápanie vecí v širšom kontexte. Nestrácajte čas na drobnostiach, ktoré nie sú v tomto smere dôležité.
Výhody riadenie projektového portfólia
Pustiť sa systematicky do aplikácie manažmentu projektového portoflia prináša viac výhod než len predviesť šéfom nový cudzí termín. Riadenie portfólia má potenciál zvýšiť nielen úspešnosť, ale predovšetkým výnosnosť vašich projektov. Často nezáleží na tom, ako cenný je projekt pre firmu, keď sa v ňom iba kúri prostriedky. A vďaka znalostiam a informáciám získaným z projektového portfólia je firma tiež lepšie pripravená na rýchle rozhodovanie a vie sa lepšie adaptovať.
Riadenie projektového portfólia môže navyše prísť vhod v prípadoch reštrukturalizácií alebo systematických organizačných zmien, kedy sú bežiace projekty podrobené auditu a ich význam a výnosnosť analyzovaná pre rozhodovanie o ďalších zmenách. Aj keď však nie je v hre ďalekosiahla transformácie, môže byť riadenie projektového portfólia veľmi komplikovaný proces, ktorého výsledky nemusia byť vidieť cez noc. S dedikovanými členmi tímu, adekvátne nastavenými prioritami a správnymi nástrojmi však ponúka cestu k zásadnému zefektívneniu vašej organizácie.
Autor: Lukáš Beňa
Apollo Business Center II, Block E, 9th floor
Prievozská 4D, 821 09 Bratislava, Slovakia
Spoločnosť je zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, Oddiel: Sro, vložka č.: 115798/B
Bankové spojenie: SK6811000000002941031617 vedený v Tatra banka, a.s., TATRSKBX
