Ako zvládnuť rýchly rast vďaka dobrému projektovému manažmentu

Príbehy úspešných rockových kapiel a biznisov toho majú všeličo spoločné. Zo začiatku je to skôr o nadšení a zábave, ale s prvým úspechom sa musíte vysporiadať s vecami ako sú napríklad zmluvy, časový harmonogram alebo zariaďovanie svojho prvého veľkého turné.

A potom začína nekonečný kolobeh vymýšľania nových nápadov, aby ste nestratili svojich skalných fanúšikov a zároveň získali nových. Ak sa teda váš malý podnik rýchlo mení na stredne veľkú spoločnosť, ste ako rocková hviezda – a možno budete potrebovať niekoľko rád.

Rast je v poriadku, keď viete ako naňho

Váš unikátny nápad alebo riešenie, ktoré získalo pozornosť dôležitých klientov za veľmi krátku dobu, je obvykle to isté, čo prvý hit, ktorý katapultuje rockovú kapelu do čela hitparády. Tento úspech často vedie k podpísaniu zmluvy s novým, významným klientom. No a v takom prípade je úplne prirodzené, že nechcete ďalšie leady prenechať konkurencii. Bez premysleného riadenia sa však rast môže stať vašou prekážkou. Poďme sa pozrieť, na čo treba myslieť.

Rast vašej firmy je samostatný projekt, a tak k nemu musíte pristupovať.

Po prvé, zaobstarajte si lepšie nástroje

Keď s kapelou hráte len tak pre zábavu vo svojej garáži, nevyladená gitara zo second handu nie je až taký problém. Ale akonáhle dôjde na skutočnú show, budete potrebovať profesionálne nástroje. Riadenie rastu vášho podnikania v tabuľke či štýlom „papier a ceruzka“ už jednoducho nebude fungovať. Musíte si preto odpovedať na nasledujúce otázky:

Úspešní biznismeni vám väčšinou povedia, že dôležitá je vízia. Nie že by sme to rozporovali – musíte predsa vedieť, či je vaším cieľom rock’n’rollová sieň slávy, alebo dedinský festival. Cesta k dosiahnutiu vízie však musí byť sprevádzaná premysleným plánovaním a organizáciou, aby ste sa počas nej nestratili.

Aby ste mohli s istotou vedieť, či je vôbec možné vo vašom raste pokračovať, alebo naopak radšej spomaliť alebo zrýchliť, musíte mať dokonalý prehľad o kapacitách a zdrojoch. Ľahko sa môže stať, že budete potrebovať najať na svoje projekty nových ľudí – viete ale koľko, ako kvalifikovaných a za akú odmenu?

Iste, rast by vám mal priniesť – a s najväčšou pravdepodobnosťou aj prinesie – vyššie príjmy. Treba však počítať s tým, že na začiatku rastu budete musieť veľa investovať: do vzdelania, vybavenia, priestorov, náborovej kampane atď. Naplánujte si preto financie vopred – zistite, kedy a aké kroky treba podniknúť a koľko peňazí budete potrebovať. Berte do úvahy aj také detaily, ako je dátum splatnosti faktúry vášho nového klienta oproti dátumu dodania vášho riešenia.

Po druhé, kúpte si skúseného projekťáka

Aj počas toho, ako sa rocková kapela stáva stále viac populárnou, mali by sa jej členovia predsa len sústrediť na to, čo vedia najlepšie – na produkciu skvelej hudby. Najať manažéra, ktorý sa postará o všetko ostatné, je preto veľmi šikovný krok. Aj vy, vlastník firmy, máte väčšinou tri základné možnosti, ako dostať rast firmy pod kontrolu:

Spolupráca s veľkým hráčom z consultingu – to je logické riešenie, ale v tejto chvíli bude takmer určite mimo vášho rozpočtu.
Riadenie rastu vlastnými silami – výrazne zníži náklady, ale tak vás môže zvádzať do mikromanažmentu a pokojne potom aj do vyhorenia. Rock’n’rollová scéna je plná príkladov!
Práca s nástrojom pre projektové riadenie – pokiaľ sa rozhodnete pre toto riešenie, potom si vyberte customizovateľný „all-in-one“ softvér, ktorý sa dokáže prispôsobiť vášmu podnikaniu. Niektoré spoločnosti vyvíjajúce tieto nástroje vám poskytnú aj zaškolenie a 24/7 podporu s rýchlymi odpoveďami na vaše otázky.

TIP: Pokiaľ si vyberiete nástroj pre projektové riadenie, tak potom jednoducho zadajte riadenie rastu firmy kvalifikovanému projektovému manažérovi. Rovnako, ako keby to bol „len“ ďalší projekt. Projekťák sa najprv pomocou nástrojov Portfólio manažmentu pozrie na aktuálny stav prebiehajúcich projektov. Ďalším krokom skúseného projekťáka bude rozdelenie procesu rastu firmy na menšie časti pomocou Štruktúry rozpadu práce, aby ste získali prehľad o počte a charaktere úloh, ktoré vás čakajú. V neposlednom rade uvidíte tieto úlohy časovo rozložené v Ganttovom diagrame.

Rast biznisu je projekt, preto ho musí riadiť skúsený manažér, ktorý ovláda nástroje projektového riadenia.

Po tretie, aj tu platí, „pracujte múdro, nie viac“

Kým článok zakončíme, pozrieme sa na jednu z najčastejšie sa opakujúcich chýb, ktorú spoločnosti – a rockové kapely – robia pri transformácii z malých firiem (z garážového punku) na tie stredne veľké (predskokany hviezdy). Počas tohto procesu sa obvykle objaví mnoho problémov rôznej dôležitosti. Tajomstvo je zaobchádzať s nimi múdro a nesnažiť sa nájsť samostatné riešenie pre každý z nich. Využite to, že úlohy, plány, rozpočty, informácie o zdrojoch a ďalšie je možné mať v jedinom nástroji pre projektové riadenie. Všetky kroky tak budú plynulejšie ako používať päť úzko zameraných nástrojov.

(Alebo inými slovami, nechcete mať jedného technika na reproduktory, ďalšieho na gitary a posledného na mikrofóny. Potrebujete iba profesionálneho a spoľahlivého zvukára a vaša hudba bude znieť tak dobre, ako to len ide.)

Autor: Jakub Zaťovič