Predstavte si alokáciu zdrojov ako proces prideľovania správnych úloh tým správnym ľuďom. To všetko pre vyššiu časovú aj finančnú efektivitu prác na projekte. Pokiaľ to ale neurobíte správne, môžete sa v budúcnosti stretnúť s neočakávanými problémami, ktoré váš projekt môžu spomaliť.
Akonáhle budete mať dostatok informácií o rozsahu projektu, ktorý pripravujete, môžete začať plánovať zdroje. Preto naša prvá rada je: ak už používate softvér na riadenie projektov, skontrolujte, či obsahuje plánovanie. Ak nie, tak jednou z možností je zaobstarať si ďalší nástroj iba pre plánovanie zdrojov. To však odporúčame iba v prípade, že váš tím tvoria dvaja až traja ľudia.
Pre stredne veľké a väčšie tímy je ale najjednoduchšie mať komplexný nástroj na alokáciu i plánovanie zdrojov a zároveň aj na riadenie projektov.
Kvalitná alokácia zdrojov vedie k tomu, že správni ľudia pracujú na správnych úlohách a pracujú na nich efektívne
– tak z hľadiska financií, ako aj rozsahu práce.
Alokácia zdrojov pred a počas práce na projekte
Svojmu projektu môžete zdroje prideliť iba vtedy, keď viete, z čoho sa skladá a keď máte jasný prehľad o kapacitách zdrojov. Než začnete s prideľovaním, musíte vykonať niekoľko krokov:
Keď dokončíte tieto tri kroky, tak môžete alokovať svoje zdroje a priradiť im úlohy. A keď začnete pracovať na projekte, je potrebné sledovať výkonnosť vašich zdrojov a pravidelne s ňou pracovať. Pre každodenné úlohy aj pre neočakávané situácie, ktoré riadenie vášho projektu prinesie, budete musieť dodržiavať ďalšie dva, podrobnejšie princípy:
Nástroje a best practices, ktoré vám pomôžu s alokáciou vašich zdrojov
Master plán vyťaženia zdrojov
Tu uvidíte všetkých užívateľov a využitie ich času v nasledujúcich dňoch, týždňoch či mesiacoch. Farby označujú pracovné vyťaženie používateľa – kto má čas, kto pracuje tak akurát a kto naopak je preťažený. Priamo v nástroji Master plán vyťaženia zdrojov môžete napr. predĺžiť čas na určitú úlohu alebo ju dokonca znovu zadať niekomu inému. Pri plánovaní budúceho projektu sa tak ľahko vyhnete preťaženiu vašich zdrojov.
Alokácia zdrojov znižuje množstvo bežných problémov – ako je nedostatočné alebo nadmerné využitie vášho tímu – na minimum.
Vyťaženie zdrojov
Pri plánovaní zdrojov je nevyhnutné vyhnúť sa nezrovnalostiam v ich prideľovaní. Prehľad vyťaženia zdrojov rieši tento problém pomocou diagramov, ktorý vizualizuje využitie času pracovníkov, takže môžete vidieť pracovné vyťaženie ľudí v celej organizácii. Navyše vám ukáže prehľad s typmi úloh, kde je najvyšší a celkový počet pridelený hodín.
Zhrnutie
Získať správne zdroje na realizáciu práce na projekte je náročné – najmä keď potrebujete kolegov, ktorí sú vo viacerých tímoch. Vzhľadom na to, že pred samotným pridelením zdrojov je potrebné vykonať nevyhnutné kroky projektového riadenia, najlepšie je mať všetky moderné nástroje pre riadenie zdrojov v rámci jedného PM softvéru. Vyhnete sa tak chybám a opakujúcim sa aktivitám.
Autor: Adéla Sýkorová
Digital Park I
Einsteinova 21, 851 01 Bratislava, Slovakia
Spoločnosť je zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III,
Oddiel: Sro, vložka č.: 115798/B
Bankové spojenie: SK6811000000002941031617 vedený v Tatra banka, a.s., TATRSKBX
