Nástroje pre riadenie digitálnych projektov

Medzi „klasickými“ projektami a tými digitálnymi je niekoľko rozdielov, ktoré sa prejavujú aj v projektovom riadení. Manažér digitálnych projektov tu má tiež rozšírenú úlohu – mal by mať prehľad o UI/UX, grafickom dizajne, kódovaní a analytike.

Základ sa nemení

Každý projektový manažér potrebuje pracovať so základnými krokmi riadenie práce a procesov, a to aj pri digitálnych projektov. S tým súvisí aj jednotlivé nástroje, ktoré vám pomôžu v projekte plynule postupovať. (Niektoré z nich už možno využívate.) Jedná sa o celé portfólio funkcií, najviac o štruktúre rozkladu práce (WBS), panel úloh spolu s kalendárom a plánovačom schôdzok.

Áno, možno to neznie príliš prekvapujúco, ale projekt, u ktorého v predstihu naplánujete potrebné časy schôdzok (či už online, alebo osobných), vám neskôr môže ušetriť niekoľko hodín času. Často sa stáva, že sa kvôli preplnenému kalendáru zlyhá naplánovať aktuálne potrebný meeting.

Celý projekt sa potom zasekne niekedy až o deň či dva. Preto je lepšie si tzv. pevné schôdzky (a že ich v procese digitálnych projektov bude viac než dosť) naplánovať skôr. A radšej schôdzku zrušiť ako nemať možnosť ju vytvoriť.

Ako reagovať na nečakané zmeny

Ak by ste sa na nečakané zmeny mohli pripraviť, neboli by nečakané. Aj preto sa hodí ovládať tie nástroje projektového riadenia, ktoré vám umožnia rýchlo adaptovať vašu workflow na vzniknutú situáciu. Vo väčšine digitálnych oblastí sa po celom svete využíva agilné riadenie projektov. V rámci Easy Projectu ponúkame niekoľko nástrojov:

Time tracking ako má byť

S niektorými úlohami pri realizácii digitálneho projektu – ako napríklad analýza kľúčových slov alebo A / B testovanie – sa možno stretnete prvýkrát. Preto pre vás môže byť trochu ťažké stanoviť čas, ktorý tieto úlohy zaberú. Pri tvorbe štruktúry rozkladu nákladov (CBS) síce zadáte časový (a finančný) odhad, dôležité ale bude poriadne ho odsledovať, najmä pokiaľ niektorú z týchto častí projektu outsourcuje tretím stranám. Riešením je funkcia sledovanie času – užívatelia si tu môžu vytvárať týždenné časové výkazy, a vy ich porovnáte s odhadom v CBS a následne schválite.

S time tracking súvisí tiež všeobecná kontrola projektov. Tá sa nezaoberá len sledovaním finančného hľadiska, ale aj odpracovaným časom na projektoch a kapacitou vašich zdrojov. Iste oceníte systém včasného varovania, ktorý vás upozorní napríklad na hroziace prekročeniu rozpočtu projektu. Najdetailnejším nástrojom je potom Earned Value Management, vďaka ktorému ľahko zmeriate výkonnosť a pokrok vášho projektu.

Čo ste zvládli raz, zvládnete nabudúce rýchlejšie

Ak máte digitálny proces za sebou (začiatok, proces, produkt testing, optimalizáciu a spustenie), klobúk dolu. S najväčšou pravdepodobnosťou vás onedlho čaká nový projekt.  Pre ušetrenie času vám najviac pomôžu šablóny projektov. Pripravili sme pre vás Easy Project šablóny pre najčastejšie typy projektov, ktoré si potom môžete prispôsobiť podľa projektu, ktorý vás čaká a podľa vášho štýlu projektového riadenia. V rámci digitálnych produktov vás budú zaujímať najmä šablóny pre vývoj produktov.

Po skúsenostiach s prvým projektom už budete tiež vedieť, ktoré funkcie, nástroje a prehľady využívate najčastejšie. Prispôsobte si preto to, čo uvidíte, cez funkciu Osobných panelov. Povedzme napríklad, že sa vám hodí kalendár, modul vyťaženia zdrojov a výkon na vybraných ukazovateľoch KPI. Obdobne si svoj panel budú môcť prispôsobiť tiež:

Riadenie digitálnych projektov sa v niekoľkých smeroch odlišuje oproti riadenie tých „klasických“. Základ je rovnaký – dobrá príprava pri plánovaní práce a vyhradenie času pre následný (A / B) testing a optimalizáciu. Aby sa vám však riadenie digitálneho projektu nevymklo z rúk, budete potrebovať špeciálne nástroje pre agilné riadenie a sledovanie času. No a po vašom prvom úspešnom digitálnom projekte si už ľahko prispôsobíte prednastavené šablóny, čo vám nabudúce ušetrí kopu času.

Autor: Jan Pop

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on email