Stále viac firiem, obzvlášť tých zameraných na IT, začína budovať projektové kancelárie (PMO), aby docielili hladšie procesy a mali kontrolu nad projektmi od začiatku až do konca. Zistite, čo presne projektová kancelária je, aké sú jej funkcie, a či je pre vašu organizáciu tým pravým riešením.
Projektová kancelária je dôležitou súčasťou každej úspešnej firmy. Slúži ako centrum všetkých činností projektového riadenia a poskytuje podporu, vedenie a zdroje projektovým manažérom a tímom.
PMO stanovuje podobu projektového riadenia, poskytuje školenia a podporu projektovým manažérom a pomáha zabezpečiť, aby projekty boli dokončené včas a v rámci rozpočtu. Úloha PMO sa ale môže v rôznych spoločnostiach líšiť v závislosti od ich cieľov a potrieb.
Pred budovaním PMO je potrebné zoznámiť sa so všetkými typmi, aby ste vybrali ten, ktorý bude pre vašu spoločnosť najvhodnejší. Existuje niekoľko typov, z ktorých niektoré sa prelínajú a vytvárajú nový – sú definované podľa potrieb organizácie, cieľov a zdrojov.
Na otázku, kedy založiť svoju projektovú kanceláriu, neexistuje univerzálna odpoveď. Kým sa organizácia rozhodne, je potrebné, aby posúdila svoje potreby a zdroje. Našťastie sa nájdu určité znamenia, ktoré môžu napovedať, že by vám PMO prospela.
Zaznamenali ste niektoré z nich aj vo svojej práci?
Vybudovať projektovú kanceláriu môže znieť ako desivá úloha, ale nemusí to tak byť – stačí postupovať podľa správnych krokov a počítať s tým, že celý proces môže chvíľu trvať. Nižšie nájdete sedem krokov, na ktoré treba myslieť, ak chcete naozaj začať.
Stále váhate, či je pre vás PMO tou pravou voľbou? Potom je na mieste pozrieť sa na nasledujúce body, ktoré vám napovedia, že možno nie je ten pravý čas na založenie projektovej kancelárie .
Efektívna PMO vám môže pomôcť k hladšiemu riadeniu projektov, zlepšuje spoluprácu v tíme a umožňuje vám ľahšie dosiahnuť stanovené ciele. Ak máte pocit, že nová projektová kancelária nie je od začiatku dokonalá, nenechajte sa tým odradiť – vyladiť ju podľa potrieb vášho tímu a organizácie vyžaduje čas. Ak ste firma s viac ako jedným tímom a jedným produktom, nezabudnite, že na vybudovanie efektívnej projektovej kancelárie je potrebné mať moderný nástroj pre správu projektového portfólia. Jedným z nich je aj Easy Project, ktorý vám pomôže urýchliť a uľahčiť implementáciu vašej novej projektovej kancelárie.
Autor: Ján Žerucha