Ako vybudovať projektovú kanceláriu z ničoho

Stále viac firiem, obzvlášť tých zameraných na IT, začína budovať projektové kancelárie (PMO), aby docielili hladšie procesy a mali kontrolu nad projektmi od začiatku až do konca. Zistite, čo presne projektová kancelária je, aké sú jej funkcie, a či je pre vašu organizáciu tým pravým riešením.

Čo je PMO?

Projektová kancelária je dôležitou súčasťou každej úspešnej firmy. Slúži ako centrum všetkých činností projektového riadenia a poskytuje podporu, vedenie a zdroje projektovým manažérom a tímom. 

PMO stanovuje podobu projektového riadenia, poskytuje školenia a podporu projektovým manažérom a pomáha zabezpečiť, aby projekty boli dokončené včas a v rámci rozpočtu. Úloha PMO sa ale môže v rôznych spoločnostiach líšiť v závislosti od ich cieľov a potrieb.

 

Aké sú najčastejšie typy PMO?

Pred budovaním PMO je potrebné zoznámiť sa so všetkými typmi, aby ste vybrali ten, ktorý bude pre vašu spoločnosť najvhodnejší. Existuje niekoľko typov, z ktorých niektoré sa prelínajú a vytvárajú nový – sú definované podľa potrieb organizácie, cieľov a zdrojov.

  1. Direktívna PMO : Je zodpovedná za zavádzanie noriem a procesov riadenia projektov v celej organizácii. Poskytuje zároveň vedenie a podporu projektovým manažérom, nemá ale právomoc rozhodovať v mene projektových tímov.
  2. Podporujúca PMO : Poskytuje podporu a zdroje projektovým manažérom, ale nemá právomoc rozhodovať ani vynucovať dodržiavanie štandardov. Jeho hlavnou úlohou je pomáhať projektovým manažérom pri plánovaní a realizácii ich projektov.
  3. Kolaboratívna PMO : Tento typ PMO úzko spolupracuje s projektovými manažérmi, aby zaistil súlad projektov s celkovými strategickými cieľmi organizácie. Môže hrať iba úlohu „radcu“ a poskytovať projektovým tímom pokyny a odporúčania.
  4. Pomáhajúce PMO : Zameriava sa na poskytovanie nástrojov, zdrojov a podpory potrebnej na to, aby projektoví manažéri mohli úspešne realizovať svoje projekty. Môže navyše poskytovať školenia a ďalšie možnosti rozvoja, a pomáha tak projektovým manažérom zlepšovať svoje zručnosti.
  5. Strategická PMO : Tento typ PMO je zodpovedný za zladenie jednotlivých projektov s celkovou stratégiou a cieľmi organizácie. Zodpovedať môže aj za riadenie portfólia a identifikáciu nových projektových príležitostí.

Kedy je pravý čas začať?

Na otázku, kedy založiť svoju projektovú kanceláriu, neexistuje univerzálna odpoveď. Kým sa organizácia rozhodne, je potrebné, aby posúdila svoje potreby a zdroje. Našťastie sa nájdu určité znamenia, ktoré môžu napovedať, že by vám PMO prospela.

Zaznamenali ste niektoré z nich aj vo svojej práci?

  • Nezjednotené postupy riadenia projektov : PMO môže pomôcť zaviesť správny systém procesov a postupov pre riadenie všetkých projektov.
  • Projekty bez dohľadu : Pokiaľ firma riadi mnoho rôznych projektov bez ústredného dohľadu či koordinácie, PMO pomôže tento dohľad zabezpečiť a stará sa o to, aby boli projekty v súlade s celkovými cieľmi a zámermi organizácie.
  • Problém s riadením zúčastnených strán : Ak má vaša firma problémy s riadením zúčastnených strán a s naplňovaním ich očakávaní, môže vám zlepšiť celkovú komunikáciu.
  • Problémy s realizáciou projektu : Ak máte problémy s realizáciou projektov v rámci rozpočtu alebo harmonogramu, môže vám PMO pomôcť identifikovať hlavné príčiny týchto problémov a pomôže vám ich riešiť.

Čas začať! Ale ako na to?

Vybudovať projektovú kanceláriu môže znieť ako desivá úloha, ale nemusí to tak byť – stačí postupovať podľa správnych krokov a počítať s tým, že celý proces môže chvíľu trvať. Nižšie nájdete sedem krokov, na ktoré treba myslieť, ak chcete naozaj začať.

  1. Definujte si účel, typ a rozsah PMO: Stanovte si, prečo chcete PMO zriadiť a aké konkrétne funkcie bude plniť.
  2. Zhodnoťte stav projektového riadenia vo vašej organizácii: Buďte k sebe úprimní – aké sú silné a slabé stránky vašich súčasných postupov? Aké zlepšenia so založením PMO očakávate?
  3. Pripravte si plán : Vytvorte si podrobný plán pre projektovú kanceláriu – vrátane jej štruktúry, personálneho obsadenia, zdrojov a rozpočtu. Tento plán by mal byť v súlade s celkovými cieľmi a zámermi vašej organizácie.
  4. Oznámte plán zúčastneným stranám : Podeľte sa o svoj plán s príslušnými stranami. Vypočujte si ich názory a nápady a získajte ich podporu – bez podpory sa úspešná projektová kancelária nezaobíde.
  5. Implementácia : Je čas uviesť svoj PMO plán do chodu – to zahŕňa prijatie nových zamestnancov, rozdelenie a priradenie zdrojov a zavedenie procesov a postupov.
  6. Zavedenie procesov a komunikácie : Aby bola nová projektová kancelária úspešná, je potrebné mať jasne nastavené procesy a postupy – vrátane pokynov pre riadenie projektov, komunikáciu a rozhodovanie. Oplatí sa tiež zaviesť účinné komunikačné kanály vrátane interných a externých zúčastnených strán – tým zaistíte, že všetci budú informovaní o aktualitách a činnostiach PMO.
  7. Monitorovanie a vyhodnocovanie : Zvlášť zo začiatku pravidelne kontrolujte výkonnosť PMO a vykonávajte úpravy podľa potrieb vašej organizácie.

Je PMO pre vašu spoločnosť tým správnym rozhodnutím?

Stále váhate, či je pre vás PMO tou pravou voľbou? Potom je na mieste pozrieť sa na nasledujúce body, ktoré vám napovedia, že možno nie je ten pravý čas na založenie projektovej kancelárie .

  • Náklady : Zriadenie PMO niečo stojí, môže totiž vyžadovať prijatie nových zamestnancov, pridelenie zdrojov a investícií do technológií či infraštruktúry. Pokiaľ vaša organizácia nemá rozpočet alebo zdroje na podporu PMO, nie je pre vás zatiaľ tou najlepšou voľbou.
  • Málo projektov : Ak má vaša organizácia niekoľko projektov, ktoré dokáže efektívne riadiť bez centrálneho dohľadového orgánu, nie je založenie PMO nutné.
  • Nedostatok podpory : Ak nemá PMO podporu kľúčových strán, ako je napríklad vedenie či projektoví manažéri, PMO nebude úspešné a je lepšie sa mu zatiaľ vyhnúť.
  • Zložitosť navyše : PMO môže zvýšiť zložitosť štruktúry vašej organizácie a je možné, že s jej zavedením bude potrebné zaviesť nové procesy a postupy. Pokiaľ vaša organizácia teraz funguje efektívne a účinne, nemusí byť PMO nutná.

Čo si odniesť?

Efektívna PMO vám môže pomôcť k hladšiemu riadeniu projektov, zlepšuje spoluprácu v tíme a umožňuje vám ľahšie dosiahnuť stanovené ciele. Ak máte pocit, že nová projektová kancelária nie je od začiatku dokonalá, nenechajte sa tým odradiť – vyladiť ju podľa potrieb vášho tímu a organizácie vyžaduje čas. Ak ste firma s viac ako jedným tímom a jedným produktom, nezabudnite, že na vybudovanie efektívnej projektovej kancelárie je potrebné mať moderný nástroj pre správu projektového portfóliaJedným z nich je aj Easy Project, ktorý vám pomôže urýchliť a uľahčiť implementáciu vašej novej projektovej kancelárie.

Autor: Ján Žerucha