Správne vytvorenie projektového rozpočtu

Finančné zdroje sú krv, ktorá drží projekty naživo, a bez ktorej sa v drvivej väčšine prípadov nedajú úspešne zakončiť. Do cieľa nás dostane len správne plánovanie, teda rozpočtovanie.

Optimálne nastavený rozpočet projektu zahŕňa všetky plánované náklady s projektom spojené. Spadajú do neho teda náklady na mzdy, materiál, administratívu a operačné náklady. Dnes ho môžete efektívne budovať pomocou nástrojov pre riadenie projektov ako je Easy Project, ktoré vám dovolí pracovať s informáciami, ktoré potrebujete a za chodu projektu rozpočty sledovať a upravovať.

Dôležitosť projektového rozpočtu nespočíva iba v nutnosti poznať celkové výdavky, ale aj v možnosti sledovať celkové finančné zdravie, teda výnosnosť projektu, ideálne v jeho priebehu. Ide to vďaka nástrojom ako je CBS (cost breakdown structure), ktoré nám dnes umožňujú vizualizovať si náklady v reálnom čase, a určovať podľa toho priority.

Štyri rady pre úspešný rozpočet projektu

Dobre naplánovaný rozpočet musí myslieť na priame i nepriame, rovnako tak ako fixné i variabilné náklady. Nesmie skrátka zabúdať na žiadne výdavky, a preto musí byť vytvorený s maximálnou dôslednosťou, a za použitia dostatočného množstva informácií.

Poučte sa z minulosti

Pravdepodobne nerobíte na vašom prvom projekte a môžete sa jednoducho pozrieť do minulosti na to, ako si finančne viedli predchádzajúce projekty z vašej dielne. Práve z nich sa dokážete najlepšie poučiť, a získať vodítka k tomu, ako postaviť rozpočet pre budúci projekt.

Využite expertov

Okrem vlastných záznamov budete ku správne postavenému rozpočtu potrebovať vlastných expertov. Či sú to vaši nadriadení, služobne starší kolegovia alebo priamo členovia finančného tímu. Nebojte sa zájsť si za kýmkoľvek pre radu, kým rozpočet sfinalizujete.

Buďte dôslední

Zostavením rozpočtu ale nekončíte. Keď ho máte raz hotový, chcete si ho niekoľkokrát podrobne prejsť a skontrolovať. Sedia všetky čísla, meny, položky alebo hodnoty? Aj v tejto fáze sa nebojte prizvať ďalší pár očí.
Live Long and Prosper.

Sledujte a upravujte

Viacej práce. Niekedy s ňou dokážeme adekvátne počítať, inokedy nie, a potom príde chvíľa pre úpravy rozpočtu. S vhodným nástrojom pre riadenie projektov môžete váš rozpočet a jeho aspekty sledovať v reálnom čase, a podľa potreby ho teda aj upravovať, tak aby ste dosiahli potrebné ciele.

Autor: Lukáš Beňa