6 najčastejších stresorov pri riadení projektov a ako ich zvládať

Keď ste prvýkrát vstúpili do sveta projektového riadenia, zrejme ste ako nováčikovia zažili „stres z neznámeho“. A aj keď to napríklad zo začiatku bolo nepríjemné, práve tento typ stresu vám pomohol byť v strehu a získavať čo najviac informácií. Neskôr, keď ste ako projekťáci rástli, základ vašej práce síce zostal rovnaký, ale zmenili ste sa vy – získali ste viac skúseností, vrátane trikov a schopností ako sa ľahšie vysporiadať so stresom.

Iste, riadiť projekty nie je prechádzka ružovým sadom, ale vďaka efektívnym nástrojom, funkciám a procesom zvládnete riadiť nielen svoj projekt, ale aj stres, ktorý so sebou projekt prináša. Na internete natrafíte na množstvo clickbaitových článkov tom, ako odstrániť stres zo svojho pracovného života. Od príchodu do práce o hodinu skôr, keď sú kancelárie ešte prázdne cez tréning boxu uprostred dňa až po rok voľna. My sa ale zameriame na to, ako za pomoci softvéru na riadenie projektov nevnímať stres ako nepriateľa a zároveň sa ho naučiť zvládať. Pokiaľ naše rady skombinujete napríklad so spomínaným boxom, veríme, že stres zvládnete ľavou zadnou.

Kedy vzniká stres a čo s tým môžete robiť

Projekťáci zažívajú stres z niekoľkých dôvodov – či už je to unikátnosť práve prebiehajúceho projektu, neproduktívna alebo negatívna atmosféra vo firme alebo ťažká situácia v súkromnom živote členov tímu. Poďme sa pozrieť na situácie, keď sa stres, často nenápadne, snaží prevziať kontrolu nad vašim projektom. Len pripomíname, že skôr ako „návod na definitívne odbúranie stresu“, vám chceme ukázať, ako sa s ním vysporiadať.

Stresu z projektového riadenia sa nemožno zbaviť - ide ho ale zvládnuť.

1. Rozpočet, financie

Žiadať o navýšenie financií na projekt so sebou zakaždým nesie istú dávku stresu. Aby ste boli dobre pripravení obhájiť si vyšší rozpočet, využite štruktúru rozpadu nákladov („cébéesko“ alebo CBS z anglického Cost Breakdown Structure). Poskytne vám nielen prehľad o všetkých nákladoch (vrátane prác od subdodávateľov), ale vďaka vizualizácii a prispôsobiteľnosti bude pre všetkých zúčastnených ľahšie pochopiť dáta, na ktoré sa pozerajú. Keď budete stáť pred klientom a prezentovať svoje požiadavky, vyhnete sa tak dohadovaniu a domýšľaniu. Namiesto toho ukážte čo najpresnejšie odhady a fakty.

Aby ste boli ešte efektívnejší, skombinujte CBS so sledovaním projektových financií vďaka systému včasného varovania – Easy Project Alerts. Nastavte si, čo má systém sledovať a kedy vás má upozorniť.

2. Chaos ohľadom zodpovednosti

Keď projektoví manažéri začnú dostávať od členov svojho tímu nedokončené alebo zle spracované úlohy a príliš veľa doplňujúcich otázok, ktoré spomaľujú vývoj projektu, niečo je zle. Tieto typy problémov sa obvykle vyskytujú, keď členovia tímu nevidia svoju prácu ako súčasť väčšieho celku – projektu.

Na pravidelných schôdzkach s tímom preto ukazujte aktuálny stav projektu pomocou Ganttovho diagramu. Takto ľahko vysvetlíte, 1) prečo úlohy prebiehajú v takom poradí, v akom prebiehajú, 2) ako sa vzájomne ovplyvňuje práca členov tímu a 3) čo a prečo je potrebné urobiť ako prvé. Keď váš tím pochopí vzájomnú naviazanosť úloh, zlepší sa aj celková pracovná atmosféra a zrejme tiež zmiznú vaše obavy o kvalitu výstupov, ktoré dostávate od svojich kolegov.

3. Rozhodovanie

Urobiť zlé rozhodnutie je bežná vec, urobiť rad zlých rozhodnutí v rámci jedného projektu je známkou väčšieho problému. Aj keď sú rozhodnutia zo svojej podstaty častým zdrojom konfliktov, vďaka sade agilných nástrojov na riadenie projektu ich môžete robiť na základe nepriestrelných faktov a tým vo vašom tíme výrazne znížiť riziko konfliktov súvisiacich s rozhodovaním.

4. Konflikty súvisiace s ľuďmi pracujúcich na viacerých projektoch

Na projektových manažérov sa bohužiaľ často ukazuje ako na „zdroj všetkého zlého“. Vašou úlohou je totiž všetko zorganizovať tak, aby ich práca postupovala smerom k požadovanému výsledku. To niekedy zahŕňa aj konflikt medzi viacerými projektmi – najmä ak členovia vášho tímu pracujú na iných projektoch v rámci spoločnosti, čo je obvyklé. Aby ste takýmto konfliktom predišli a „nekradli si“ navzájom kolegov, sledujte aktuálny stav všetkých firemných projektov naprieč tímami s funkciou Globálny Gantt. Získate tak prehľad o reálnej kapacite vašich kolegov.

5. Nevhodný softvér pre riadenie projektov

Stovky cenovo dostupných nástrojov pre projektové riadenie, ale napriek tomu s nimi automaticky nemusí byť vaša práca jednoduchšia. Prečo? Nie každý softvér – aj keď by bol najlepší – vyhovuje vášmu podnikaniu, workflow, štýlu práce či atmosfére v tíme.

Ak ste napríklad malá spoločnosť s niekoľkými projektmi bežiacimi súčasne (napr. „Nový web“, „Šablóna pre cenovú ponuku“, „Náborová kampaň na sociálnych sieťach“), neorganizujte svojich ľudí prostredníctvom nástroja na chatovanie (!) alebo e-mailov. Zvážte radšej zdieľané nástenky Kanban, na ktorých môžete jednoducho pridávať a rozdeľovať úlohy.

Keď ste projektový manažér alebo teamleader v strednej či veľkej spoločnosti a máte pod kontrolou hneď niekoľko projektov, využite Portfólio manažment. Funkcie, ktoré ponúka, vám pomôžu plánovať projekty centrálne a tiež sledovať ich cashflow alebo napríklad aktuálny vs. plánovaný výkon s obľúbenou funkciou Globálny Gantt.

Aj keď existuje mnoho skvelých funkcií pre riadenie projektov, nie je práve najrozumnejšie zaobstarať si každú z nich od iného poskytovateľa alebo ako súčasť odlišných softvérov či nástrojov. Ak to s riadením projektov myslíte vážne, zvoľte nástroj typu „všetko v jednom“, ktorý vám umožní pracovať na všetkých fázach projektu efektívne – z jedného miesta. To platí pre financie, štruktúru rozpadu práce, rýchle plánovanie a mnoho ďalšieho.

Ak existuje niečo, čo bezpochyby úroveň stresu zvyšuje, potom je to nástroj, ktorý „zamrzne“, keď potrebujete, aby makal. S najnovšou verziou, Easy Projectem, sa môžete spoľahnúť na rýchly a prehľadný softvér bežiaci na Rails 6 a Ruby 3.0. Pretože softvér pre projektové riadenie by mal byť vaším parťákom, na ktorého sa môžete spoľahnúť.

Chcete zvíťaziť nad stresom? Ovládnite ho. Využite chytré funkcie pre projektové riadenie.

Zhrnutie

Snažiť sa poraziť alebo prehliadať stres, ktorý je spojený s prácou projektanta, nepovedie k spokojnosti. Naučte sa, ako stres zvládať a riadiť. Môžete samozrejme vyskúšať aj aktivity znižujúce stres na osobnej úrovni, ale až keď ich spojíte s používaním vhodných funkcií projektového riadenia vo vašom každodennom pracovnom živote, budete stres zvládať lepšie. Dobrý softvér vám a vášmu tímu umožní veci vidieť a organizovať jasnejšie. Prehľad, ktorý vďaka nemu získate, bude perfektným základným kameňom na menej stresujúce dni v práci.

Autor: Jakub Zaťovič