• Teron Solutions, s.r.o.
  • Business Advisory Services ​& IT Solutions
  • Digital Transformation & Sustainability

Výzvy plánovania zdrojov

Plánovanie kapacít so sebou prináša množstvo výziev a prekážok, na ktoré treba vedieť dobre zareagovať a vedieť si s nimi poradiť. Ako veľmi ste na ne pripravení?

Rovnako ako v divočine, aj v projektovom manažmente na nás každý deň číhajú nástrahy a prekážky. Nenechajte sa nimi zaskočiť a zistite, ako sa s každou z nich efektívne vysporiadať.

Nástraha 1: Vyvažovanie zdrojov v rámci viacerých projektov
V džungli projektového manažmentu je často potrebné sa popasovať s viacerými projektmi naraz. Je preto dôležité vedieť prioritizovať a efektívne rozdeľovať čas tímov medzi rôznych klientov či projekty.

Ako sa s nástrahou popasovať:

  • Začnite prioritizovať:
    Využite agilný nástroj na riadenie zdrojov, v ktorom budete mať všetky projekty stále na očiach.
  • Naučte sa hovoriť ‚‚nie'':
    Ste v situácii, keď sú kapacity vášho tímu vyčerpané a zrazu sa objavil ďalší projekt? Pokiaľ viete, že ďalší projekt nie je možné splniť, buďte úprimní a povedzte to hneď - vďaka tomu je možné situáciu skôr riešiť a váš tím vám poďakuje.
  • Priraďujte k projektom tých správnych ľudí:
    Je dôležité mať vždy prehľad o schopnostiach a kapacitách vašich tímov. A to nás privádza k ďalšej nástrahe…

Nástraha 2: Nedostatočný prehľad o kapacitách
Bez úplného prehľadu o tom, kto na čom pracuje a ako veľmi sú členovia tímu zahltení, nemožno využívať svoje zdroje naplno. Môže sa potom stať, že prestanete zvládať dodržiavanie nastavených deadlinov alebo že niektoré tímy budú oproti iným výrazne vyťaženejšie, čo pre nich bude stresujúce.

Ako sa s nástrahou popasovať:

  • Získajte prehľad o vyťaženosti tímov:
    Rozdeľujte prácu rovnomerne, ľahko a rýchlo pomocou Agilného riadenia zdrojov. Získate s ním prehľad o tom, kto na čom práve pracuje, kde sa jeden človek prekrýva na viacerých projektoch naraz, aj kto je práve na dovolenke.
  • Majte všetky informácie v jedinom nástroji:
    Pokiaľ budete vy aj váš tím pracovať spoločne len s jedným nástrojom, ušetrí to všetkým veľa času. Už žiadne preklikávanie medzi nástrojmi! Vyskúšajte Easy Project, v ktorom nájdete všetko, čo potrebujete.
  • Zapojte aj svoj tím:
    Aby všetko prebiehalo hladko, musí spolupracovať aj váš tím. Uistite sa, že pravidelne aktualizujú stav projektu a zaznamenávajú svoj čas strávený prácou na konkrétnych úlohách.

Nástraha 3: Nezvládnuteľné deadliny
Stanovenie deadlinu, ktorý nemožno splniť, môže byť nebezpečnejšie, než sa zdá. Vaše tímy sa okamžite cítia pod tlakom, nedokážu pracovať kreatívne, práca je uponáhľaná a stráca na kvalite. Uponáhľať projekt skrátka nikdy nie je dobrý nápad.

Ako sa s nástrahou popasovať:

  • Nezabúdajte na ‚‚buffer'':
    Myslite pri plánovaní projektov na časovú rezervu, vždy je potrebné počítať s feedbackmi, oneskoreniami či nečakanými udalosťami.
  • Urobte si checklist:
    Používajte nástroj, ktorý vám umožňuje vytvárať checklisty. Vytvoríte si tak kontrolný zoznam všetkých potrebných výstupov, ktorý navyše môžete používať na ďalšie projekty.
  • Naplánujte standup s tímom:
    Nikdy nemožno na 100% vidieť, ako sa projekty posúvajú, keď na nich priamo nepracujeme. Naplánujte schôdzku s tímom, kde si zhrniete, čo je hotové a čo naopak potrebuje viac času.

Nástraha 4: Určovanie, kto sa hodí na ktorý projekt
Základom úspešne dokončeného projektu je výber toho správneho človeka na jeho vypracovanie, preto je dôležité poznať zručnosti každého člena svojho tímu.

Ako sa s nástrahou popasovať:

  • Získajte prehľad o schopnostiach spolupracovníkov:
    Agilné riadenie zdrojov nájdete funkciu ‚‚Riadenie zručností'', kde vidíte, aké má kto zručnosti.
  • Vyškolte členov tímu:
    Umožnite členom tímu zlepšiť sa vo svojich schopnostiach, zabránite tak tomu, že nejakú úlohu zvládne len jeden konkrétny člen tímu.

Nástraha 5: Zlá komunikácia
S chybou v komunikácii sa v práci stretol snáď každý, niekedy ide o drobnosť, inokedy môže táto chyba viesť až k oneskoreniu projektu či strate klienta. Preto je potrebné naučiť sa komunikovať efektívne – nielenže tak predídete zbytočným chybám, ale posilníte zároveň vzťahy na pracovisku.

Ako sa s nástrahou popasovať:

  • Majte kvalitný softvér na riadenie projektov:
    Prvým krokom k lepšej komunikácii je mať nástroj, ktorý vám umožní riadiť všetku prácu od projektov, cez trackovanie času, až po rozdeľovanie zdrojov. Vyskúšajte Easy Project, ktorý vám pomôže k efektívnej komunikácii.
  • Hovorte s tímom:
    Niekedy sa nič nevyrovná tomu, keď sa spolu osobne porozprávate, či už na pravidelnom standupe alebo inej schôdzke. Snažte sa spoločne prísť na to, ako vznikol posledný komunikačný šum alebo ako komunikáciu ešte vylepšiť.

Pripravení na každú výzvu!
Zvládnuť všetky nástrahy, ktoré vyvstanú pri plánovaní ľudských kapacít, môže byť oriešok. Našťastie na nich nemusíme byť sami! S tým správnym nástrojom na riadenie zdrojov zvládnete hladko komunikovať, efektívne priraďovať kapacity aj sledovať priebeh projektu. S Easy Projectom už vás žiadna nástraha neprekvapí. 

Autor: Lukáš Beňa

Digital Park I
Einsteinova 21, 851 01 Bratislava, Slovakia

Spoločnosť je zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III,
Oddiel: Sro, vložka č.: 115798/B
Bankové spojenie: SK6811000000002941031617 vedený v Tatra banka, a.s., TATRSKBX

Logo ES - Silver partner